kOMuniKasi daLAm oRGanisASi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (lisan) yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal. Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan. Hubungan yang dilakukan oleh unsur pimpinan antara lain kelangsungan hidup berorganisasi untuk mencapai perkembangan ke arah yang lebih baik dengan menciptakan hubungan kerja sama dengan bawahannya. Hubungan yang dilakukan oleh bawahan sudah tentu mengandung maksud untuk mendapatkan simpati dari pimpinan yang merupakan motivasi untuk meningkatkan prestasi kerja ke arah yang lebih baik. Hal ini tergantung dari kebutuhan dan cara masing-masing individu, karena satu sama lain erat hubungannya dengan keahlian dan tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut. Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori: 1. Komunikasi antar pribadi Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama. 2. Komunikasi kelompok Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi. 3. Komunikasi massa Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.

Sejarah komunikasi

Pada awal kehidupan di dunia, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan organis. Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi. Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan. ^[1].

Pada binatang, selain untuk seks, komunikasi juga dilakukan untuk menunjukkan keunggulan, biasanya dengan sikap menyerang. Munurut sejarah evolusi sekitar 250 juta tahun yang lalu munculnya "otak reptil" menjadi penting karena otak memungkinkan reaksi-reaksi fisiologis terhadap kejadian di dunia luar yang kita kenal sebagai emosi. Pada manusia modern, otak reptil ini masih terdapat pada sistem limbik otak manusia, dan hanya dilapisi oleh otak lain "tingkat tinggi".

Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran. Komunikasi dapat berupa interaktif, transaktif, bertujuan, atau tak bertujuan.

Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.

Walaupun komunikasi sudah dipelajari sejak lama dan termasuk “barang antik”, topik ini menjadi penting khususnya pada abad 20 karena pertumbuhan komunikasi digambarkan sebagai “penemuan yang revolusioner”, hal ini dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat seperti radio. Televisi, telepon, satelit dan jaringan komuter seiring dengan industiralisasi bidang usaha yang besar dan politik yang mendunia. Komunikasi dalam tingkat akademi mungkin telah memiliki departemen sendiri dimana komunikasi dibagi-bagi menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya, namun subyeknya akan tetap. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan keberagaman komunikasi itu sendiri. Mencari teori komunikasi yang terbaik pun tidak akan berguna karena komunikasi adalah kegiatan yang lebih dari satu aktivitas. Masing-masing teori dipandang dari proses dan sudut pandang yang berbeda dimana secara terpisah mereka mengacu dari sudut pandang mereka sendiri.

Komponen komunikasi

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

• Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.
• Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
• Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.
• Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain
• Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.
• Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")

Proses komunikasi

Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan seperti berikut.

1. Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.

2. Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail, atau media lainnya.

media (channel) alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan

1. Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.

2. Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.

Teknologi komunikasi

Dalam telekomunikasi, komunikasi radio dua-arah melewati Atlantik pertama terjadi pada 25 Juli 1920.

Dengan berkembangnya teknologi, protokol komunikasi juga turut berkembang, contohnya, Thomas Edison telah menemukan bahwa "halo" merupakan kata sambutan yang paling tidak berambiguasi melalui suara dari kejauhan; kata sambutan lain seperti hail dapat mudah hilang atau terganggu dalam transmisi.

Batasan dalam komunikasi

Batasan dalam komunikasi termasuk:

1. Bahasa

2. Penundaan waktu

3. Politik

K E P E M I M P I N A N

DEFINISI KEPEMIMPINAN

Apakah arti kepemimpinan? Menurut sejarah, masa “kepemimpinan” muncul pada abad 18. Ada beberapa pengertian kepemimpinan, antara lain:

1. Kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi, dalam situasi tertentu dan langsung melalui proses komunikasi untuk mencapai satu atau beberapa tujuan tertentu (Tannebaum, Weschler and Nassarik, 1961, 24).

2. Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan yang diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957, 7).

3. Kepemimpinan adalah suatu proses yang mempengaruhi aktifitas kelompok yang diatur untuk mencapai tujuan bersama (Rauch & Behling, 1984, 46).

4. Kepemimpinan adalah kemampuan seni atau tehnik untuk membuat sebuah kelompok atau orang mengikuti dan menaati segala keinginannya.

5. Kepemimpinan adalah suatu proses yang memberi arti (penuh arti kepemimpinan) pada kerjasama dan dihasilkan dengan kemauan untuk memimpin dalam mencapai tujuan (Jacobs & Jacques, 1990, 281).

Banyak definisi kepemimpinan yang menggambarkan asumsi bahwa kepemimpinan dihubungkan dengan proses mempengaruhi orang baik individu maupun masyarakat. Dalam kasus ini, dengan sengaja mempengaruhi dari orang ke orang lain dalam susunan aktivitasnya dan hubungan dalam kelompok atau organisasi. John C. Maxwell mengatakan bahwa inti kepemimpinan adalah mempengaruhi atau mendapatkan pengikut.

PRINSIP- PRINSIP DASAR KEPEMIMPINAN

Prinsip, sebagai paradigma terdiri dari beberapa ide utama berdasarkan motivasi pribadi dan sikap serta mempunyai pengaruh yang kuat untuk membangun dirinya atau organisasi. Menurut Stephen R. Covey (1997), prinsip adalah bagian dari suatu kondisi, realisasi dan konsekuensi. Mungkin prinsip menciptakan kepercayaan dan berjalan sebagai sebuah kompas/petunjuk yang tidak dapat dirubah. Prinsip merupakan suatu pusat atau sumber utama sistem pendukung kehidupan yang ditampilkan dengan 4 dimensi seperti; keselamatan, bimbingan, sikap yang bijaksana, dan kekuatan. Karakteristik seorang pemimpin didasarkan kepada prinsip-prinsip (Stephen R. Coney) sebagai berikut:

1. Seorang yang belajar seumur hidup

Tidak hanya melalui pendidikan formal, tetapi juga diluar sekolah. Contohnya, belajar melalui membaca, menulis, observasi, dan mendengar. Mempunyai pengalaman yang baik maupun yang buruk sebagai sumber belajar.

2. Berorientasi pada pelayanan

Seorang pemimpin tidak dilayani tetapi melayani, sebab prinsip pemimpin dengan prinsip melayani berdasarkan karir sebagai tujuan utama. Dalam memberi pelayanan, pemimpin seharusnya lebih berprinsip pada pelayanan yang baik.

3. Membawa energi yang positif

Setiap orang mempunyai energi dan semangat. Menggunakan energi yang positif didasarkan pada keikhlasan dan keinginan mendukung kesuksesan orang lain. Untuk itu dibutuhkan energi positif untuk membangun hubungan baik. Seorang pemimpin harus dapat dan mau bekerja untuk jangka waktu yang lama dan kondisi tidak ditentukan. Oleh karena itu, seorang pemimpin harus dapat menunjukkan energi yang positif, seperti ;

a. Percaya pada orang lain

Seorang pemimpin mempercayai orang lain termasuk staf bawahannya, sehingga mereka mempunyai motivasi dan mempertahankan pekerjaan yang baik. Oleh karena itu, kepercayaan harus diikuti dengan kepedulian.

a. Keseimbangan dalam kehidupan

Seorang pemimpin harus dapat menyeimbangkan tugasnya. Berorientasi kepada prinsip kemanusiaan dan keseimbangan diri antara kerja dan olah raga, istirahat dan rekreasi. Keseimbangan juga berarti seimbang antara kehidupan dunia dan akherat.

b. Melihat kehidupan sebagai tantangan

Kata ‘tantangan’ sering di interpretasikan negatif. Dalam hal ini tantangan berarti kemampuan untuk menikmati hidup dan segala konsekuensinya. Sebab kehidupan adalah suatu tantangan yang dibutuhkan, mempunyai rasa aman yang datang dari dalam diri sendiri. Rasa aman tergantung pada inisiatif, ketrampilan, kreatifitas, kemauan, keberanian, dinamisasi dan kebebasan.

c. Sinergi

Orang yang berprinsip senantiasa hidup dalam sinergi dan satu katalis perubahan. Mereka selalu mengatasi kelemahannya sendiri dan lainnya. Sinergi adalah kerja kelompok dan memberi keuntungan kedua belah pihak. Menurut The New Brolier Webster International Dictionary, Sinergi adalah satu kerja kelompok, yang mana memberi hasil lebih efektif dari pada bekerja secara perorangan. Seorang pemimpin harus dapat bersinergis dengan setiap orang atasan, staf, teman sekerja.

d. Latihan mengembangkan diri sendiri

Seorang pemimpin harus dapat memperbaharui diri sendiri untuk mencapai keberhasilan yang tinggi. Jadi dia tidak hanya berorientasi pada proses. Proses daalam mengembangkan diri terdiri dari beberapa komponen yang berhubungan dengan: (1) pemahaman materi; (2) memperluas materi melalui belajar dan pengalaman; (3) mengajar materi kepada orang lain; (4) mengaplikasikan prinsip-prinsip; (5) memonitoring hasil; (6) merefleksikan

kepada hasil; (7) menambahkan pengetahuan baru yang diperlukan materi; (8) pemahaman baru; dan (9) kembali menjadi diri sendiri lagi.

Mencapai kepemimpinan yang berprinsip tidaklah mudah, karena beberapa kendala dalam bentuk kebiasaan buruk, misalnya: (1) kemauan dan keinginan sepihak; (2) kebanggaan dan penolakan; dan (3) ambisi pribadi. Untuk mengatasi hal tersebut, memerlukan latihan dan pengalaman yang terus-menerus. Latihan dan pengalaman sangat penting untuk mendapatkan perspektif baru yang dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.

Hukum alam tidak dapat dihindari dalam proses pengembangan pribadi. Perkembangan intelektual seseorang seringkali lebih cepat dibanding perkembangan emosinya. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk mencapai keseimbangan diantara keduanya, sehingga akan menjadi faktor pengendali dalam kemampuan intelektual. Pelatihan emosional dimulai dari belajar mendengar. Mendengarkan berarti sabar, membuka diri, dan berkeinginan memahami orang lain. Latihan ini tidak dapat dipaksakan. Langkah melatih pendengaran adalah bertanya, memberi alasan, memberi penghargaan, mengancam dan mendorong. Dalam proses melatih tersebut, seseorang memerlukan pengontrolan diri, diikuti dengan memenuhi keinginan orang.

Mengembangkan kekuatan pribadi akan lebih menguntungkan dari pada bergantung pada kekuatan dari luar. Kekuatan dan kewenangan bertujuan untuk melegitimasi kepemimpinan dan seharusnya tidak untuk menciptakan ketakutan. Peningkatan diri dalam pengetahuan, ketrampilan dan sikap sangat dibutuhkan untuk menciptakan seorang pemimpin yang berpinsip karena seorang pemimpin seharusnya tidak hanya cerdas secara intelektual, tetapi juga emosional (IQ, EQ dan SQ).

Ada karakteristik yang membuat pemimpin menonjol. Karakteristik ini mirip operasi plastik agar nyaman sehingga menjadi bagian tubuh. Orang semacam ini membuat kepemimpinan terlihat mudah. Pemimpin besar tidak harus menjadi pakar komunikasi, penjual andal, atau bahkan humoris. Mereka punya pribadi yang menyatakan, “Saya punya integritas pribadi yang tinggi dan menghargai orang dan kehidupan.” Hakekat orang ini berasal dari siapa mereka, bukan apa yang dikatakan atau dikerjakan.

Apakah Anda dilahirkan dengan kualitas kepemimpinan atau dapatkah memilikinya dengan belajar dan meniru? Kepemimpinan dapat diajarkan dan bahkan dicontoh setelah orang tahu dan kagum. Namun pemimpin besar berasal dari suatu karakter dan disiplin menjadi jenis orang yang dihargai dan dikagumi orang. Pemimpin besar punya legalitas yang jauh lebih bagus daripada yang dimiliki orang yang dipimpin. Ketrampilan pemimpin besar adalah memotivasi orang menjadi pemimpin sendiri.

Pemimpin besar tidak memerlukan peristiwa yang terjadi sekali-sekali. Mungkin bisa berupa kejadian berkelanjutan di seluruh negara atau organisasi jika Anda menyadari bahwa pemimpin besar berarti terlebih dahulu menjadi orang besar. Perbedaan yang disorot adalah ada banyak pemimpin yang baik dan bahkan efektif. Namun dunia perlu kebesaran dari berbagai perspektif untuk mendorong Anda keluar dari realita sukses dan masuk ke khasanah signifikansi. Artinya, membuat bagian dunia menjadi tempat yang lebih baik untuk tempat tinggal dan bekerja.

Meski banyak orang di dunia masih hidup miskin dan berjuang memenuhi kebutuhan, ada banyak orang yang lebih makmur sekarang daripada sebelumnya. Sukses seseorang memiliki berbagai tingkatan. Namun menjadi signifikan berarti lebih dari sekadar membuat perjanjian seumur hidup atau membeli perusahaan. Artinya, Anda harus berkontribusi untuk perkembangan umat manusia. Tempat terbaik melakukan hal ini adalah di tempat kerja.

Karakteristik kepemimpinan berasal dari karakter dan temperamen. Keduanya menentukan bagaimana bereaksi, apa yang dirasakan, dan bagaimana berpikir. Anda dapat mengubah kualitas kealamian dengan menyadari bahwa perubahan itu positif dan dengan memiliki kemauan dan keinginan untuk bertindak disiplin mengendalikan emosi.

Anda tidak harus terpaku dengan emosi yang di luar kendali atau suasana hati yang menentukan Anda sedang tidak gembira atau cemberut. Jika Anda menyertakan kecerdasan emosional (EQ), seperti sedang dalam penalaran, Anda dapat memupuk karakteristik yang membentuk dasar-dasar kepemimpinan besar.

Sebagai contoh karakteristik seorang pemimpin, Lihat saja

Alexander The Great, atau yang lebih dikenal juga dengan nama Iskandar Zulkarnain, adalah raja Romawi yang sangat terkenal dengan kepemimpinannya.

Suatu waktu Alexander The Great memimpin pasukannya melintasi gurun pasir yang panas dan kering. Setelah hampir dua minggu berjalan, ia dan pasukannya kelelahan dan hampir mati karena kehausan. Tetapi Alexander tetap memimpin pasukannya untuk terus berjalan penuh semangat.

Pada siang yang terik, dua orang pasukannya datang menemui Alexander dengan membawa semangkuk air yang mereka ambil dari sebuah kolam air yang telah kerontang. Kolam air itu kering dan hanya ada sedikit air yang tidak akan cukup untuk memenuhi kebutuhan seluruh pasukan. Melihat hal ini, Alexander membuang air itu ke gurun pasir.

Sang Raja berkata, "Tidak ada gunanya bagi seseorang untuk minum di saat banyak orang sedang kehausan!"

Demikianlah kepemimpinan itu. Anda tidak bisa memperlakukan orang-orang anda hanya sebagai alat untuk mencapai tujuan anda. Anda harus menunjukkan ketulusan dan keteguhan diri anda dengan sama-sama merasakan apa yang orang-orang anda rasakan.

manfaat organisasi

Manfaat Organisasi

Manusia tidak bisa hidup sendiri di dunia ini. Dia harus berinteraksi dengan orang lain. Mengapa demikian? Karena manusia itu makhluk sosial. Dia secara individual merupakan bagian dari orang lain. Maka, mau tidak mau kita sebagai manusia harus srawung dengan orang lain.

Salah satu cara berhubungan dengan orang lain adalah melalui organisasi. Melalui organisasi, kita mampu mengolah diri dengan benar, baik secara naluriah maupun fitrah.

Bukti telah banyak di depan mata. Orang-orang yang sukses sebagai pemimpin, pengusaha, atau status sosial yang mapan lainnya, pasti dulunya mereka pernah mengenyam pahit manisnya berorganisasi. Mereka banyak makan asam garam dalam organisasi itu. Sebut saja Gus Dur salah satunya.


Mengapa organisasi demikian penting bagi kita, terutama di zaman yang mendunia (global) saat ini? Itu tidak lain karena dalam berorganisasi kita akan terasah dan terlatih untuk hidup berjamaah dengan orang lain, baik suka maupun duka. Di suatu organisasi itulah tercampur secara alamiah berbagai perilaku dan sifat masing-masing anggota. Ada yang egois, namun ada pula yang sosial. Ada yang pendiam, tapi ada pula yang cerewetnya minta ampun.

Nah, dalam kebersamaan di organisasi itulah, akan terbentuk secara alami manusia yang sempurna dalam arti psikologis. Yakni, manusia yang mampu kapan saatnya menempatkan posisi dirinya sebagai individu dan kapan pula dia harus lebih mementingkan kepentingan organisasi demi kepentingan bersama pula.

Untuk mencapai nikmatnya manfaat berorganisasi itu memang butuh proses yang panjang dan lama. Tidak bisa kita hanya berorganisasi dalam beberapa bulan lalu menuntut kematangan pribadi seperti yang diuraikan tersebut.

Oleh karena itu, kita harus mengetahui bagaimana cara-cara berorganisasi yang baik. Berikut beberapa cirinya. Pertama, organisasi harus memiliki anggota yang jelas identitas dan kuantitasnya. Untuk saat ini, setiap organisasi yang modern pasti menuntut para anggotanya memiliki KTA (kartu tanda anggota). Maka, tidak dibenarkan istilah ”Romli” atau “rombongan liar” yang merupakan kumpulan dari ”Talap” alias “anggota gelap” dari sebuah ”OTB” singkatan dari “organisasi tanpa bentuk”.

Kedua, organisasi harus memiliki pula identitas yang jelas tentang keberadaannya dalam masyarakat. Artinya, jelas di mana alamat kantornya. Tampak pula aktivitas sehari-hari kantor tersebut dalam menjalankan roda organisasi. Ada pula nama, lambang, dan tujuan organisasi yang termuat dalam AD (anggaran dasar) dan ART (anggaran rumah tangga).

Demikian pula struktur organisasinya. Masih banyak lagi yang bisa membuktikan keberadaan organisasi itu di mata masyarakat. Jika identitas tak jelas, maka jangan salahkan masyarakat bila menaruh curiga terhadap organisasi itu.

Ketiga, organisasi harus memiliki pemimpin serta susunan manajemen yang juga jelas pembagian tugasnya. Masing-masing bagian, divisi, maupun seksi juga aktif memainkan perannya. Jadi, sangat ganjil dan dipastikan ”sakit parah” jika organisasi itu yang tampak paling aktif adalah ketuanya sehingga tampak seperti pertunjukan sirkus one man show dalam manajemen organisasi itu.

Keempat, dalam setiap aktivitas organisasi harus mengacu pada manajemen yang sehat. Misalnya, ada tiga tahapan dalam menjalankan roda organisasi, yaitu planning (peren-canaan), action (pelaksanaan), dan evaluation (penilaian). Ketiga tahapan itu selalu dimusyawarahkan dan melibatkan sebanyak mungkin anggotanya, terutama saat melewati tahap action.

Dalam manajemen itu, yang juga harus mendapat perhatian serius adalah administrasi. Surat bernomor, kop surat, dan ciri-ciri administrasi lainnya yang lazim ada di sebuah organisasi.

Kelima, organisasi harus mendapat tempat di hati masyarakat sekitarnya. Artinya, organisasi itu dirasakan benar manfaatnya bagi masyarakat. Maka, kegiatan organisasi dituntut untuk mengakar kepada kebutuhan anggota khususnya, bahkan untuk masyarakat di sekelilingnya.

Jika kelima syarat organisasi sehat itu sudah ada, maka janganlah ragu untuk berkiprah di organisasi itu. Ikutlah secara aktif di dalam organisasi itu apa pun peran atau tugas yang diberikan ketua atau atasan langsung Anda. Ingatlah, sekecil apa pun peranan Anda di suatu organisasi dan Anda berhasil menjalankan amanat itu, berarti Anda memiliki andil dalam menghidupkan organisasi tersebut. Anda harus bangga bahwa ternyata Anda masih bermanfaat bagi organisasi. Itu juga berarti Anda bermanfaat bagi orang lain yang ada di organisasi. Kalau Anda sukses menjalankan tugas yang kecil tadi, pasti pemimpin Anda akan memberikan amanat yang makin besar dari waktu ke waktu. Bahkan, bukan suatu hal yang mustahil jika nanti Anda sendirilah yang memimpin organisasi itu. Modal pengalaman memimpin organisasi tadi pasti akan bermanfaat bagi Anda dalam terjun di organisasi kemasyarakatan yang lebih besar. Percayalah!

PENTINGNYA KELEMBAGAAN MASYARAKAT YANG BERKELANJUTAN

1. Tata Kelola Organisasi yang baik. Tata kelola organisasi yang baik ini dicirikan oleh beberapa sub indikator: (i) adanya pemimpin kelompok yang berdedikasi dan kompeten. Kualifikasi pemimpin meliputi kombinasi antara keahlian dan personal network yang relevan dengan visi, misi dan tujuan organisasi; (ii) Organisasi juga melakukan pengembangan/peningkatan kapasitas pemimpin dan anggota. Organisasi (kelompok) sebaiknya mengalokasikan sejumlah dananya setiap tahun untuk pengembangan dan/atau penguatan organisasi, pemimpin dan anggota organisasi. Visi, misi dan tujuan organisai dinyatakan secara tertulis. Organisasi juga mampu merencanakan kebutuhan (yang telah diidentifikasi sebelumnya) dan penerima manfaat yang akan dibina secara jelas; (iii) Organisasi sepatutnya diregistrasi oleh insansi terkait; (iv) Ciri lain penguasaan organisasi yang baik adalah akuntabilitas mekanisme dan sistem cukup jelas dan berfungsi sehingga peranan dan tanggung jawab pemimpin dan anggota organisasi cukup jelas, tertulis dan dipatuhi. (v) Kriteria mengenai keanggotaan cukup jelas, termasuk kontribusi anggota (waktu, usaha dan keuangan) dan partisipasi kaum wanita; (vi) Pengurus dan anggota mengadakan pertemuan secara periodik untuk mendiskusikan kebijakan dan arahan organisasi dan program. Semua pertemuan dicatat dengan baik; (vii) Memiliki kapasitas untuk memecahkan konflik internal, hal ini diitunjukkan adanya kebijakan dan prosedur yang cukup jelas, tertulis mengenai pemecahan konflik internal termasuk konflik antar anggota. 2. Manajemen organisasi yang baik. Beberapa sub indikator yang mengindikasikan manajemen organisasi yang baik yaitu (i) struktur organisasi yang efektif dan effisien telah dibuat dan berfungsi. Bagan organisasi secara jelas mengindikasikan garis kewenangan, alur kegiatan dan akuntabilitas; (ii) Perencanaan program / organisasi yang tertulis. Perencanaan harus berdasarkan pada komitmen, visi, misi dan tujuan organisasi; (iii) perencanaan mencakup daftar kegiatan/proyek yang diusulkan untuk dua tahun kedepan dengan target pendanaan; (iv) Selain itu ada perencanaan yang cukup jelas mengenai perekrutan pengurus yang diperlukan dan/atau relawan untuk program/proyek yang diusulkan; (v) Adanya proses atau kebijakan yang jelas mengenai seleksi penerima manfaat, partisipasi dan distribusi manfaat; (vi) Sistem monitoring dan evaluasi telah dibuat dan dioperasikan. Pengembangan, persetujuan, pengukuran dan penilaian indikator keberhasilan dengan melibatkan partisipasi penerima manfaat termasuk kaum wanita; (vii) Sistem pelaporan dikerjakan sesuai dengan jadwal dan muatan yang telah disetujui; (viii) Adanya dokumentasi dan pelaporan transaksi keuangan. (ix) Kapasitas untuk mengembangkan dan mengelola proyek. Staf administrasi dan tehnis dan/atau relawan memiliki keahlian khusus dalam melaksanakan proyek/tugasnya. 3. Manajemen keuangan yang baik. Beberapa sub indikator manajemen keuangan yang baik antara lain: (i) organisasi memiliki kebijakan dan prosedur tertulis yang mengikuti prinsip akuntansi dan audit internal yang telah diterima oleh umum; (ii) organisasi memiliki anggaran tahunan; (iii) organisasi memiliki dana internal yang cukup untuk melaksanakan kegiatan; (iv) Organisasi memiliki beragam sumber dana dan kapasitas untuk meningkatkan dana/pendapatan selain dari hibah/bantuan proyek; (v) dokumen pendukung dan transaksi keuangan dikelola dengan baik untuk tujuan mempermudah kegiatan audit; (vi) Audit tahunan dilaksanakan oleh independent auditor; (vii) Adanya mekasnisme untuk mengetahui alokasi dana, penggunaan dana dan kegiatan mendapatkan dana; (viii) Komitmen kemandirian organisasi: organisasi mengembangkan dan melaksanakan perencanaan keberlanjutan keuangan jangka pendek dan jangka menengah. 4. Sistem pelayanan terhadap anggota yang baik. Sistem pelayanan yang baik diindikasikan beberapa sub indicator sebagai berikut: (i) kemampuan tehnis dan partisipasi anggota dalam kegiatan organisasi; (ii) Kemampuan dalam menilai (assessment) pelayanan organisasi dan dampaknya bagi anggota organisasi; (iii) Secara periodik, organisasi melakukan penilaian mengenai pelayanan yang mereka berikan dan dampaknya bagi anggota. 5. Hubungan luar organisasi yang baik. Indikator ini dicirikan dengan beberapa sub indikator antara lain: (i) Networking dan jejaring yang efektif. Organisasi adalah anggota network LSM dan/ atau network lainnya; (ii) organisasi mengembangkan hubungan/kerjasama dengan sektor lain seperti pemerintah, swasta dan lainnya; (iii) Organisasi mampu meningkatkan partisipasi politik dan advokasi yang dapat memberikan dampak bagi organisasi; (iv) Kemampuan untuk menegosiasi dan mengakses sumber daya baik berupa sumber daya manusia, alam, tekonologi, informasi dan keuangan; (v) memiliki kontrol pada pendanaan, keputusan dan proses. 6. Pemeliharaan budaya organisasi yang baik. Apabila organisasi mampu memelihara budaya organisasi yang baik diharapkan kekompakan, rasa memiliki, kebanggaan organisasi tumbuh dengan baik sehingga organisasi menjadi lebih solid dan sehat. Keadaan ini bisa diindikasikan oleh sejumlah sub indikator antara lain: (i) taat/disiplin dalam perayaan hari jadi organisasi; (ii) selalu melakukan review visi, misi dan tujuan organisasi sesuai nilai dan budaya organisasi; (iii) saling membantu antar anggota secara sukarela; (iv) organisasi mempunyai reputasi/image yang positif; (v) memiliki kebiasaan memberi penghargaan kepada anggota yang berjasa. Oleh karena iti, penting bagi para penggiat pemberdayaan masyarakat untuk memiliki orientasi agar kelompok dampingannya memiliki organisasi yang memiliki ciri-ciri di atas. Jika kelompok sasaran mampu mewujudkan ciri-ciri organisasi masyarakat (bisa berupa kelompok mandiri, federasi, gapoktan, koperasi atau bentuk lainnya) berarti kita telah mengantarkan pada proses kemandirian mereka. Kelompok telah memiliki ciri-ciri kelembagaan seperti di atas, ketika diperkenalkan dengan berbagai keahlian vocational yang baru (melalui technical building) dan/atau tambahan modal, insya allah akan mampu mengelolanya. Akan tetapi jika kita dari awal sudah terburu-buru memberikan technical building tanpa penguatan kapasitas kelembagaan di atas (melalui capacity building), maka sudah dapat diprediksi mereka akan jadi kelompok pasar malam dan akan berakhir dengan berakhirnya program.